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Dans cette vidéo, nous allons voir comment vous pouvez centraliser le suivi client dans le CRM HubSpot.
Sur chaque fiche contact vous avez un bloc qui vous permet de réaliser différentes actions par rapport à ce contact. Écrire une note, envoyer un email, passer un appel… Vous pouvez aussi avoir accès à l’historique des activités que vous avez réalisées avec ce contact.
Pour commencer nous allons connecter votre boîte mail à HubSpot pour que vous puissiez envoyer des e-mails qui seront consignés dans le CRM.
Vous pouvez connecter une boîte Gmail, Office 365 ou un autre type de compte. Ici nous allons connecter une boîte Gmail. Sélectionner le compte et autoriser les actions suivantes. Une fois votre compte connecté, vous pouvez dès à présent envoyer un mail depuis le CRM.
Ce mail passera via Gmail. Et donc vous le retrouverez logiquement dans vos messages envoyés sur Gmail. Ici vous voyez l’e-mail que vous venez d’envoyer.
Si vous êtes plus à l’aise avec l’interface Gmail et que voulez continuer à l’utiliser, vous pouvez installer l’extension
HubSpot Sales sur Chrome pour effectuer le suivi des e-mails dans votre boîte de réception habituelle. Pour ce faire nous allons dans paramètres, intégrations, intégrations d’e-mails. Nous voyons la boîte de réception que nous avons connecté. Et nous allons maintenant installer l’extension.
Nous allons donc installer l’extension HubSpot Sales pour Gmail. Une fois sur le chrome web store, on ajoute l’extension. Une fois l’extension ajoutée on peut retourner dans Gmail.
On voit qu’une fenêtre HubSpot est apparue avec la liste de nos contacts.
Si on veut envoyer un mail depuis Gmail, on peut récupérer un contact et son adresse mail pour lui envoyer un message.
Si la case consignée est cochée ça signifie que cet email sera enregistré dans la fiche du CRM. On peut aussi choisir d’activer le suivi ou non pour cet email. Maintenant, nous allons retourner sur la page de notre contact dans HubSpot.On voit que le message que l’on vient d’envoyer avec Gmail apparaît dans l’historique des activités.
Depuis la fiche contact vous pouvez également passer des appels directement dans le CRM. Les appels sont alors enregistrés dans le dossier du contact.
Notez que pour téléphoner depuis le CRM le numéro du contact doit inclure l’indicatif téléphonique du pays par exemple pour la France + 33.
Sur la fiche contact dans l’onglet appel, vous pouvez sélectionner le numéro de téléphone du client si celui-ci en a plusieurs. On voit que ce numéro commence par + 33 donc il fonctionne. Vous pouvez aussi sélectionner le numéro d’appel, le numéro depuis lequel vous appeler.
Dans cet espace vous pouvez prendre des notes pendant l’appel. Vous pouvez mettre en forme vos notes, ajouter des liens, ajouter des blocs de texte, des fichiers… Vous pouvez aussi associer cet appel à une entreprise ou à une transaction. Enfin, vous pouvez choisir depuis quel appareil vous allez téléphoner. Soit votre téléphone, soit le navigateur. N’oubliez pas d’avertir votre correspondant si vous enregistrez l’appel. Cliquez-ici pour commencer l’appel.
Vous pouvez également enregistrer manuellement une activité sur la fiche de votre contact en cliquant sur consigner l’activité. Vous pouvez consigner un appel, un email ou un rendez-vous. Si vous consigner un appel, vous pouvez sélectionner un résultat : occupé, mauvais numéro, a laissé un message… Vous pouvez renseigner la date et l’heure de votre appel. Dans cet espace pouvez décrire votre appel. Vous pouvez modifier le texte, insérer un lien, insérer un bloc de texte ou joindre un fichier. Vous pouvez associer cet appel à une entreprise et une transaction.
Il est également possible de mentionner vos collaborateurs dans ce compte-rendu en utilisant une arobase suivie du nom de votre collaborateur.
Ici nous n’avons qu’un seul utilisateur sur le CRM. Nous allons donc le mentionner. Consigner l’activité. L’activité apparaît dans l’historique des activités. L’utilisateur Demo Test recevra une notification par mail, l’informant qu’il a été mentionné sur le contact Paul Dupont.
Enfin sur l’onglet planifier vous pouvez préparer vos rendez-vous. Inscrivez le sujet de votre rendez-vous et prenez des notes. Vous pouvez définir la date, l’heure de début, ajouter des participants, associer ce rendez-vous à une entreprise ou une transaction. Vous pouvez aussi aussi définir la durée du rendez-vous. Il est possible d’intégrer ce rendez-vous à Google Agenda. Il apparaîtra automatiquement dans votre calendrier. Vous pouvez cliquer sur enregistrer. Et le rendez-vous apparaît dans les activités.
